Opis doświadczenia i osiągnięć dla stanowiska – Secretary
Zamieszczam kolejny artykuł z kolejnym opisem doświadczenia. Tym razem dla stanowiska administracyjnego – Secretary / Personal Assistant.
- Provided comprehensive and confidential secretarial service to the Financial Director, Chief Accountant, Financial Controller and other managers within the accounts department. Dealt with all levels of staff up to Board Director level with the company.
- Typed and presented financial year-end accounts for 15 companies for auditing purposes which were then forwarded to Companies House.
- Controlled the mobile phone network for 250 representatives and branch managers, which included billing by cost centre. Involved problem solving, ordering new phones for new staff members and dealing with the necessary administration.
- Maintained good customer relations by dealing with customer complaints and resolving issues.
- Arranged travel and accommodation for all staff within the accounts department.
- Maintained the computerised diary system for the Financial Director.
- Maintained branch property filing system and dealt with queries for branches.
- Collated attendance and sickness records for accounts department, ensuring that all relevant forms were submitted by payroll deadline.
- Arranged company cars for members of staff, including loan cars for broken down vehicles or new cars.
- Checked and ordered stationery on behalf of branch network. Ensured deliveries arrived on time and that orders were complete.
- Arranged and checked the ordering of business cards for staff within the branch network.
- Provided general secretarial duties to Associate Director. Copy and audio typing.
- Arranged meetings with clients.
- Ran an Insurance scheme for approximately 1,000 Computer Contractors. Involved providing insurance documents and discussing different types of cover and insurance premiums with customers.
Proszę o komentarze, uwagi i prośby.
00Jak i co pisać o doświadczeniu zawodowym?
Może to jest oczywiste, ale i tak chcę to podkreślić: do CV wpisujemy (w miarę możliwości) jedynie te doświadczenia, osiągnięcia i umiejętności, które wiążą się ze stanowiskiem, o które się staramy. Nie wpisujemy tych, które się nie mają związku. Punktem wyjścia do wyboru treści do naszego CV jest zatem docelowe stanowisko, a nie to co MY chcemy napisać o naszej przeszłej pracy.
Jak opisujemy swoje doświadczenie?
Numery wskazują wagę. Tzn. najpierw szukamy osiągnięć powiązanych z szukaną pracą, jeśli ich nie mamy, to szukamy innych rezultatów (so what). Jeśli i z tym mamy problem, to zastanawiamy się, czy możemy wykazać, iż dobrze pracowaliśmy i dlatego będziemy w stanie dobrze pracować w nowej pracy itp.
1. Osiągnięcia
2. So what?
3. Co świadczy o tym, że dobrze pracowałem, pracowałam?
4. Liczby i wymiary opisujące naszą pracę.
1. Osiągnięcia.
Opisz swoje ważne dokonania w formie PAR -ów. Pamiętaj, aby pisać w pierwszej osobie, w czasie przeszłym i trybie dokonanym. Do CV wpisujesz ostatnie dwa elementy w odwrotnej kolejności tzn. zaczynasz od rezultatów, a potem podajesz działania które doprowadziło do ich osiągnięcia.
P – problem, z którym się spotkałeś lub który miała firma
A – akcja, działanie, które podjąłeś, aby rozwiązać problem
R – rezultat, wynik twojego działania; najlepiej, jeśli można go sformułować posługując się wymiernymi danymi czyli wzrostem w %, lub w $, PLN, ilość dni, ilość osób, sprzedaż i oszczędności
Przykłady PAR-ów, czyli problemów, które osoba X napotkała w swojej pracy oraz podjęte przez nią działania.
P: brak spójnej informacji technicznej o produktach
A:
· zleciłem przetłumaczenie na język polski katalogu oferowanych w sprzedaży produktów;
· stworzyłem przy współpracy z firmą reklamową katalogu produktów, narzędzi reklamowych i promocyjnych zgodnych z ustalonymi wzorami, mających na celu łatwą identyfikację produktu i kojarzenie go z firmą;
· stworzyłem przy współpracy z firmą świadczącą usługi internetowe firmową stronę www wraz z systemem wsparcia technicznego i składania zamówień;
R: W rezultacie w ciągu 2 miesięcy doprowadziłem do powstania czytelnej, łatwo dostępnej i spójnej oferty produktów, dzięki czemu firma mogła zaoszczędzić ok. 2 godz na przygotowanie jednej oferty, a w skali tygodnia ok. 12 godzin
P: brak stabilnej polityki kształtowania cen produktów importowanych z czterech europejskich filii firmy
A:
· dokonałem wyboru najbardziej dogodnych dla polskiego oddziału importerów z punktu widzenia dostępności, szybkości dostaw, ceny zakupu, kosztów transportu oraz możliwości zakupu różnych wersji danego produktu;
· nadzorowałem stworzenie systemu kalkulacji cen i marży zależnych od kursu walut przez wprowadzeniem EUR, kosztów transportu, spedycji oraz polityki celnej;
R: W wyniku moich działań powstała spójna oferta cenowa dla klienta. Kolejnym rezultatem było wprowadzenie w firmie stałej polityki wyliczania cen i marży.
2. So what?
Właściwie to podobna technika do PAR-ów, ale może być pomocna dla tych z nas, którzy nie potrafią łatwo zidentyfikować problemów w pracy, z którymi się uporali lub też w ogóle nie mieli takich możliwości.
Technika ta polega na pytaniu się o rezultaty, następstwa i skutki naszych działań dla zespołu, działu lub firmy. Proszę zwróć uwagę, że możesz stworzyć dobrego “so what-a” nawet, jeśli twoje działanie miało incydentalny charakter tzn. zrobiłeś coś, czego nie robisz standardowo lub co nie należy do twoich obowiązków (choć oczywiście możesz i może byłoby to nawet dobre, gdybyś tak opisał rezultaty swoich obowiązków).
Zastosowanie “so what-ów” pokazuje pracodawcy, że dostrzegasz rezultaty swojej pracy w kontekście zespołu, działu i firmy, czyli jak przyczyniło się twoje działanie do pracy firmy – a to jest przecież ważne, po to cię zatrudnią.
Przykład:
- usprawniłem obieg dokumentów w firmie (przykład mojej własnej inicjatywy) – (so what?) czego rezultatem było – zmniejszenie liczby błędów w dziale i poprawa efektywności zespołu.
3. Co świadczy o tym, że dobrze pracowałem, pracowałam?
Właściwie pytanie jest jasne. Znowu szukamy dowodów i rezultatów, twardych lub miękkich danych, które świadczą o tym, że byliśmy dobrzy w swojej pracy, czyli najprawdopodobniej możemy być równie dobrzy w nowej.
4. Liczby i wymiary opisujące naszą pracę.
W ostateczności podajemy dane opisujące naszą pracę, które pozwolą pracodawcy stworzyć sobie lepszy obraz nas, jako pracownika.
Np. zamiast ograniczyć się tylko do “byłem trenerem grupowym”, napiszmy “przeszkoliłem 1500 osób zajmujących stanowiska specjalistyczne i kierownicze; przeprowadziłem ok 90 warsztatów rozwijających umiejętności wystąpień publicznych i obsługi klienta itp.” Oczywiście staramy się, aby podane przez nas dane odnosiły się do wymagań nowego stanowiska.
00Opis doświadczenia i dokonań dla pozycji HR Director
Zamieszczam kolejny artykuł z przykładowymi dokonaniami. Proszę o komentarze i opinie i swoje przykłady.
- Established training and management development activities.
- Reviewed resourcing process to improve selection decisions and career planning.
- Reviewed HR policies, procedures and processes to ensure adherence to common standards.
- Established senior management committee to improve managerial decision-making on HR issues.
- Developed strategic plan and restructured the human resources function to become business focused.Recruited key HR professionals to enhance the capability of the function.
- Developed new initiatives for management development and resourcing across the group, including graduates, to achieve business plans.
- Restructured senior management grades following a market review to retain key executives.
- Initiated strategy for succession planning including a competency framework to improve career planning and development.
- Developed initiatives, with ABC to improve quality and customer service and promote a culture change to empowerment.
- Initiated and acted as project sponsor on new client server HR system to automate administration and deliver high quality management information.
- Delivered a proactive, commercially oriented full HR service by restructuring the HR function and heightening its profile.
- Reduced labour turnover by more than 50% by improving recruitment and selection techniques.
- Protected business interests by introducing service contracts for senior management, including Directors.
- Developed sales and marketing skills by implementing new training initiatives for sales staff.
- Established the human resources function from a green field start point and implemented personnel policies and procedures to provide a full and effective HR service.
- Advised the partnership on all human resources aspects of a merger including contractual issues, communication strategy and culture change to maximise the integration of the businesses.
- Designed and implemented salary and career structure for solicitors linked to appraisal to attract and retain key areas of expertise.
- Developed and introduced new staff pension scheme to attract and retain key personnel.
- Actively participated in the introduction of EFG job evaluation; member of Management Grading Committee.
- Represented the Company at Industrial Tribunals with a 100% success rate.
- Provided advice on transfer of businesses to protect the company’s interests.
- Implemented redundancy and early retirement programme as part of a restructuring of the business.Advised on organisational design issues.
00Sales Director – przykładowe dokonania po angielsku
Zaczynam publikować serię artykułów z przykładowymi dokonaniami. Poniżej przykład dla pozycji Sales Director. Zainteresowanych i chętnych użytkowników strony proszę o podesłanie mi tłumacznia na język polski.
Zwróć uwagę, drogi czytelniku (czytelniczko), że poniższe dokonania są sformułowane w formie PAR-ów, o czym pisałem we wcześniejszych artykułach.
- Reorganised Sales Division to focus on customer needs, leading to clear priorities for Direct and Indirect routes to market and delivering contract growth of 23% in 2005.
- Introduced leading and lagging business performance measures to understand current and predict future performance. The result: growth of turnaround of 4% in 2005.
- Communicated and monitored the key priorities to energise and motivate the sales division reducing the cost of sale by 12%.
- Secured an additional $0.5M investment to set up a dedicated team to drive growth through the Foodservice channel resulting in 100% growth in 2005.
- Led the negotiations for a sole supply agreement, which promoted company’s products within their product portfolio, returning the account to 50% growth.
- Re-designed the roles and responsibilities and remuneration package in the direct route to market to prioritise new business. This increased new business productivity by 15%.
- Created a sales management team, which co-operated, shared and participated in setting the agenda for the UK Sales Division, leading to increased efficiency and effectiveness.
- By focussing on consumer, customer, indirect partner and employee satisfaction, sales grew from $6 million to $30 million and over 100 million beverages per annum.
- Negotiated the commercial and legal agreement for Company to be the national partner for the office coffee service category which doubled the rate of new business acquisition.
- Through sensitive negotiations led the change to a limited, authorised distributor network without the loss of one existing partner, therefore maximising the growth levers of increased sales power and greater market presence.
- Integrated sales management roles into distributors’ business to ensure profitability and to maximise growth, which led to 50%, increase in sales effectiveness.
- Reduced distributor rollout by six months by recruiting15 people and mentoring internal employees into senior management roles balancing speed and quality to maximise sales.
- Initiated Distributor Council to represent the marketplace and be the voice of the network of partners resulting in clear product development priorities and enhanced partnerships.
- By delivering win/win partnerships focussed on the customer, Company was awarded a prestigious supplier of the year award.
- Through leadership and teamwork designed and implemented a new product launch in under three months to maximise first year sales.
- Designed exit strategy and implemented for France, which recovered over $350,000 of aged debt.
- Negotiated $100,000 out of court settlement in France, which removed risk of $250,000, protected company’s reputation and repaired customer relationship.
- Facilitated the sale of Norwegian distributorship to the preferred acquirer leading to a stable business transition with no adverse effect on revenues or profit.
00“Osiągnięcia” – magiczne słowo
“Osiągnięcia” i “Accomplishments” to słowa, które zaciekawiają i intrygują osoby przeglądające CV. Osiągnięcia wskazują na rezultaty i uruchamiają u pracodawcy myślenie “Skoro ona dokonała tego w poprzedniej firmie X, będzie w stanie osiągać podobne wyniki u mnie”.
Dobrze zaprezentowane dokonania powinny stanowić zasadniczą treść naszego CV i wiele z moich doświadczeń to potwierdza.
Poniżej zamieszczam fragmenty CV, które wykorzystują magię tego słowa.
Przykład 1
Jestem przekonany, że zdecydowana większość czytelników w pierwszej kolejności zwróci uwagę na tą sekcję, a dopiero później przeskanuje wzrokiem resztę dokumentu.
Przykład 2
Kolejny przykład, w którym autor eksponuje swoje dokonania. Właściwie można go trochę poprawić i np. mniejszą czcionką napisać nazwę firmy lub też podać firmę z datami w nowym wersie. Wówczas nazwę sekcji, dla lepszego efektu, można umieścić na środku strony.
Przykład 3
W tym przykładzie osiągnięcia dodatkowo są pogrupowane według obszarów funkcjonalnych i samo CV jest właściwie funkcjonalne, a zaprezentowanie dokonań całej kariery w jednej sekcji służy ukryciu pewnych faktów. Magiczne słowo “osiągnięcia” pomaga odwrócić uwagę np. od historii zawodowej i może pozytywnie nastawię osobę przeglądającą CV, tak że negatywny efekt np. przerwy w zatrudnieniu będzie słabszy.
00
Komentarze